Πρόσθετες συμβουλές... 

(1) Κάντε αντιγραφή / επικόλληση της ηλ.διεύθυνσης αποστολής/παραλαβής του ηλ.μηνύματος στην οποία [ηλ.διεύθυνση] πρέπει να στείλετε σε ανταπόκριση σε άσκηση, εργασία, Πρόσκληση Εκδήλωσης Ενδιαφέροντος, Δήλωση συμμετοχής...

Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα παγιδευθείτε στις προτάσεις του "έξυπνου ηλεκτρονικού εργαλείου" που βασίζονται στις τελευταίες, ή πιο συχνές επικοινωνίες σας, ή ακόμη στον κατάλογο ηλ.διευθύνσεών σας.

Συχνά επιλέγεται διαφορετική, ειδική, ηλ.διεύθυνση επικοινωνίας από όποιον (άνθρωπο, οργανισμό, φορέα,...) διοργανώνει δραστηριότητα, εκδήλωση ή "γεγονός", στην οποία προβλέπεται μεγάλη συμμετοχή, δηλ. ογκώδη ροή (flow) στην ανταπόκριση.

Είναι ο καλύτερος τρόπος διαχείρισης αυτής της εισροής ηλ.μηνυμάτων - επιπλέον μπορεί να λειτουργήσει ως πρώτο φίλτρο διαλογής υποχηφίων όταν η διαδικασία είναι ανταγωνιστική δηλ. δεν θα μπορούν να ικανοποιηθούν όλες οι εκδηλώσεις ενδιαφέροντος, όλες οι δηλώσεις συμμετοχής.

(2) Απαραίτητη η γραμμή κενή μεταξύ

- προσφώνησης, και κορμού του ηλ.μηνύματος,

- κορμού ηλ.μηνύματος και έκφρασης κλεισίματος,

- έκφρασης κλεισίματος και πλήρης υπογραφής. (εδώ, όταν αναφέρομαι στην υπογραφή, παραπέμπω στο πρότυπο υπογραφής που ζητώ από το φοιτητικό κοινό, και το οποίο αποτελεί πρότυπο για διαμόρφωση - υπογραφής σε επαγγελματική ηλ.αλληλογραφία. Ανάμεσα στις ξεχωριστές γραμμές της υπογραφής, ΔΕΝ θα μπει κενή γραμμή). 

Ανάλογα με την πυκνότητα του κειμένου του ηλ.μηνύματος, τα κενά μπορεί να είναι 2 γραμμές αντί 1 γραμμή.

(3) Το πρότυπο πλήρους ηλ.υπογραφής που ζητώ σε κάθε επικοινωνία, έχει συγκεκριμένη λειτουργία: να υπενθυμίζει ποιός είναι ο οποστολέας, μέχρι το τέλος την ανάγνωσης του ηλ.μηνύματος από τον παραλήπτη - δηλ. αφού ο παραλήπτης έλαβε γνώση του περιεχομένου της αλληλογραφίας.

Το ονοματεπώνυμο, που θα διακριθούν από την χρήση πεζών - κεφαλαίων γραμμάτων, δεν θα είναι χρωματισμένο, ούτε σε διαφορετικό τυπογραφικό χαρακτήρα από το υπόλοιπο.

Επειδή ζητείται σε κάθε επικοινωνία η χρήση της πλήρους υπογραφής σύμφωνα με το πρότυπο που δόθηκε, προτείνεται να δημιουργηθεί "πάγια υπογραφή", δηλαδή μια υπογραφή που "μπαίνει" αυτόματο με την δημιουργία νέου ηλ.μηνύματος.

Την δημιουργία [πάγιας] υπογραφής επιτυγχάνεται μέσω του λογαριασμού ηλ.ταχυδρομείου, μέσα από τις ρυθμίσεις (settings). Μπορείτε να δημιουργήσετε πολλές υπογραφές, στην οποία αποδίδετε μια σύντομη ονομασία ώστε να επιλέγετε την υπογραφή που ταιριάζει στην επικοινωνία. Αυτή που ζητώ, διευκολύνει όλη την αλληλογραφια που θα έχετε με τις διοικητικές υπηρεσίες του παν/μίου όπως και με τους συναδέλφους διδάσκοντες.

(4) Παρόλο που η ηλ.αλληλογραφία κρατά αρκετούς τύπους από την χειρόγραφη ή δακτυλογραφημένη αλληλογραφία σε έντυπο, στην ηλ. αλληλογραφία κάνουμε  text alignment ΜΟΝΟ στα αριστερά. ΔΕΝ κάνουμε ποτέ text alignment στα δεξιά, ούτε καν στο κέντρο.

(5) Η πάγια υπογραφή (βλ. παραπάνω σημείο 4) νοείται συνήθως ως "υποσέλιδο", δηλ. όχι σαν μέρος του κορμού του ηλ.μηνύματος. Δεν ανήκει στο κορμό του ηλ.μηνύματος. Θα σχεδιάζεται αναλόγως, σε μικρότερα γράμματα.

Σημαίνει ότι θα συνεχίζετε να γράψετε την τυπική έκφραση κλεισίματος (η οποία να μήν είναι "Ευχαριστώ" - βλ. άλλο αρχείο), και θα προσθέσετε το ονοματεπώνυμο σε πεζά γράμματα και τα δυο, ή έστω το αρχικό, τελεία, κενό, και το επίθετο σε πεζά (εκτός του αρχικού κεφαλαίου).... [Ναι, διαπίστωσα ότι είναι χρησιμο για πολλούς και πολλές να τα περιγράψω μέχρι αυτό το σημείο λεπτομερειών.] 

Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζετε μια επικοινωνία η οποία δεν είναι "αυτοματοποιημένη", και παραμένει αυτό που χαρακτηρίζεται ως ποιοτική διαπροσωπική, ευγενική έστω τυπική, ανθρώπινη επικοινωνία.

Εάν θέλετε οπωσδήποτε να κάνετε οικονομία χρόνου / κόπου, τηρώντας όμως τους τύπους, και ενσωματώνετε στην πάγια υπογραφή τύπου υποσέλιδου, την έκφραση κλεισίματος και το ονοματεπώνυμο στο τέλος του ηλ.μηνύματος, μεριμνήστε να μη φανεί: δώστε προσοχή στην αναλογία των γραμμάτων, στην γραμμή διαχωρισμού που ενδεχομένως μπήκε πριν την πάγια υπογραφή. Είναι θέμα σεβασμού προς τον παραλήπτη, αλλά και σεβασμού προς τον αποστολέα, σεβασμού που κερδίζεται από την ποιότητα της επικοινωνίας όπως εδραιώνεται, καλλιεργείται, από και προς όφελος των δυο εμπλεκόμενων μερών.

Το ίδιο ισχύει εάν ενσωματώνετε στην πάγια υπογραφή, την τυπική έκφραση κλεισίματος και απευθείας το πρότυπο της πλήρους υπογραφής που ζητώ.

Η ηλ.αλληλογραφία δεν ταυτίζεται με την επικοινωνία στα λεγόμενα "σόσιαλ", δεν είναι chat.

Θα είναι πάντα ενυπόγραφη, είναι μια διαπροσωπική επικοινωνία η οποία να χρησιμοποιείται εύστοχα.

(6) Καλά θα κάνετε αν αξιοποιείτε (με κρίση - όχι τυφλά) τον διορθωτή ορθογραφίας. Αλλά, μη χρησιμοποιήσετε εργαλεία πΤΝ βασισμένα σε LLM όπως ChatGPT κ.ο.κ.  Χάνεται η ανθρώπινη διάσταση της επικοινωνίας, κλυδωνίζεται η εμπιστοσύνη, που τόσο κόπο θέλει για να εδραιωθεί και τόσο λίγο για να διαλυθεί.